1 - از هر گونه تنظیم سند در حالت خستگی، تشنگی، گرسنگی، عصبانیت خودداری شود؛ زیرا این موارد باعث می­شود بعضی از مطالب حساس از ذهن تنظیم­ کننده قرارداد خارج شده و در قرارداد ذکر نشود.

2- از ذکر مطالب غیر ضروری خودداری شود.

3 - در صورتی که فروشنده، وکیل رسمی مالک است باید در وکالتنامه دقت شود که آیا وکیل حق اخذ ثمن و حق اسقاط خیارات را دارد یا خیر؟ و آیا حق توکیل به غیر (در مواردی که فروشنده وکیل است و حاضر به دادن وکالت به خریدار برای تنظیم سند بوده است) را دارد یا خیر!

4 - در وکالتنامه ارایه ­شده وکیل باید اولاً بلاعزل بوده ثانیاً ضمن عقد خارج لازم بر موکل شرط شود که حق ضم وکیل دیگری را به خریدار (که در اینجا وکیل خواهد بود) ندارد.

5 - اگر فروشنده ولی مالک و مالک صغیر است، باید دقت شود که در زمان امضای مبایعه­ نامه صغیر، کبیر نشده باشد و در قرارداد قید شود که معامله­ کننده به ولایت از طرف فلان صغیر معامله انجام می­دهد و از شناسنامه وی و صغیر که با امضای ولی باشد، رونوشت اخذ شود.

6 - در نگارش سند قرارداد باید با خط خوش و خوانا باشد از نگارش کلمات روی همدیگر به نحوی که قادر به بازخوانی مطلب نشده و عقد را دچار ابهام کند، خودداری شود؛ به خصوص در مواردی که از کاربن استفاده می­شود.

7 - مواردی که در آن­ها رقم به کار رفته، بهتر است رقم به صورت حروف نیز قید شود، (مثلاً مبلغ معامله 60/000/000 ریال، شصت میلیون ریال) تا در صورت ابهام به راحتی رفع شود.

8 - اگر فروشنده قیم مالک است، باید قیم­نامه ملاحظه و فتوکپی آن با امضای قیم اخذ شود. مفاد قیم­نامه دقیقاً مطالعه و بررسی شود که آیا قیم با نظارت و مداخله مقام قضایی (اداره سرپرستی) حق فروش دارد یا خیر و اگر به مجوز از مقام قضایی نیاز دارد تا مجوز لازم اخذ نشده است نباید با او قرارداد امضا و یا به وی پولی پرداخت شود.

9 - اگر مورد قرارداد به ارث رسیده است، باید گواهی انحصار وراثت ملاحظه و فتوکپی مصدق آن از فروشنده اخذ شود و مشخصات فروشنده با مشخصات گواهی مطابقت داده شود در صورتی که فروشنده یکی از ورثه باشد، معامله فقط نسبت به سهم وی صحیح است؛ مگر اینکه بقیه ورقه نیز قرارداد را امضا یا به وی وکالت در فروش داده باشند.

10 - دقت شود که فروشنده، ممنوع­ العامله از طریق مقامات قضایی نباشد؛ برای مثال افراد ورشکسته حق معامله ندارند.

11 - فروشنده کارت پایان­ خدمت وظیفه عمومی داشته باشد .

12 - اگر فروشنده یا خریدار مشکوک، مریض احوال و احتمال جنون یا حجر وی داده شود، باید از اداره سرپرستی دادگستری استعلام شود.

13 - برای تنظیم سند رسمی اعلام شود که طرفین در کجا و در کدام دفترخانه حاظر شوند. می­توان قبلاً در این مورد پیش­ بینی نمود و شماره دفترخانه و نشانی آن و نیز روز و ساعت معینی را که امکان فراهم ­شدن مقدمات تنظیم سند باشد، تعیین و در مبایعه­ نامه قید کرد این مطلب برای احراز تخلف و متخلف از موضوع مذکور کمک می­کند.

14 - در صورتی که فروشنده برای زمان تحویل موعدی را تعیین کند، این موعد باید در قرارداد به روشنی مشخص شود.

15 - بعد از انجام معامله، همه اصول قرارداد و اگر معاملاتی قبلاً نسبت به مورد معامله انجام شده باشد، باید از فروشنده اخذ شود تا چنانچه کسی که سند رسمی به نام وی بوده از تنظیم سند به نام خریدار آخر خودداری نماید، امکان مراجعه خریدار آخر به مالک اصلی به راحتی میسر باشد.

16 - دقت شود چنانچه فروشنده نیز خود مالک رسمی نبوده، باید اصول همه معاملات ماقبل خود تا مالک رسمی را ارایه نماید. نباید هیچ گونه وقفه در سلسله قرارداد معامله تا ارایه آن صورت گیرد.

17 - در معاملات از اسنادی مثل چک و سفته­ای (که طرفین معامله در حضور خود، امضا نموده­اند) استفاده شود و از اخذ چک­هایی که آدرس آن­ها مشخص نیست، خودداری شود.

18 - از اصالت اسناد و چک­هایی که طرفین رد و بدل می­کنند، اطمینان حاصل شود.

19 - در صورتی که طرفین بعد از تنظیم مبایعه­ نامه قصد برهم زدن معامله را داشته باشند، این عمل که با رضایت طرفین عقد بر هم می­ خورد، در اصطلاح اقاله یا تفاسخ می­گویند. با این اقاله ملک یا آپارتمان به فروشنده و ثمن به خریدار بر می­گردد و مراتب باید در ذیل با حاشیه یا ظهر قرارداد یا برگه جداگانه (با ذکر مشخصات قرارداد اول) قید و به امضای طرفین برسد.

20 - از آنجا که عقودی مانند بیع از عقود لازم بوده و بدون رضایت طرفین و وجود شرط قابل برهم زدن نیست، چنانچه یکی از طرفین از فروش و یا خرید ملک یا آپارتمان پشیمان شده باشد، باید دانست عقد و قرارداد تنظیمی بدون شرط حق فسخ قابل فسخ نیست و نباید عقد را پاره و یا آن را به نحوی یک­طرفه باطل نمود و در صورت فسخ این امر باید به تایید دادگاه رسیده باشد و حکم قطعی شده باشد تا قابل ترتیب اثر باشد .

21 - در موارد اختلاف، می­توان در قرارداد شرط داوری و شورای حل اختلاف را درج کرد تا بنا به رضایت طرفین، شورای حل اختلاف داوری و بدون هزینه موضوع را حل و فصل کند و نیازی به طرح دعوا در مراجع دادگستری، نباشد. البته درج شرط داوری در قرارداد نیز مشکلات خاص خود را دارا می باشد و قبل از قید نمودن این شرط در قرارداد حتما طرفین باید از نحوه، شرایط، آثار و عواقب درج این شرط مطلع گردند. جهت کسب اطلاعات در خصوص داوری به این لینک مراجعه نمائید.

22 - مدارک مورد نیا برای تنظیم قرارداد :

الف - قبل از مراجعه به بنگاه معاملات ملکی، از واقعی ­بودن و نظارت صنف مشاوران املاک بر بنگاه مزبور اطمینان حاصل شود.

ب - هنگام تنظیم قرارداد، مفاد آن به دقت مطالعه شود تا شرایط مقرر میان طرفین به صورت کامل درج شود و خریدار بداند که چه وظایف و حقوقی دارد.

ج - مهمترین مدارک که جهت تنظیم قرارداد انتقال، لازم و ضروری است عبارت­ اند از:

ج-1 - سند مالکیت (سند، بنچاق معاملات قبلی)

ج-2 - استعلام­های ثبتی و مفاصا حساب­های شهرداری و دارایی

ج-3- گواهی حصر وراثت فروشنده (اگر فروشنده وارث مالک باشد)

ج - 4 - کارت پایان­ خدمت یا معافیت از خدمت سربازی (اگر یکی از طرفین مشمول خدمت نظام­ وظیفه است)

ج -5 - گواهی پرداخت/ تسویه حساب شارژ (آب، برق، هزینه­ های مربوط به ساکنان در آپارتمان) صادره توسط هیات مدیره مجتمع ­های مسکونی یا آپارتمان­های تحت قانون تملک آپارتمان­ها.

ج - 6- استعلام­ های مورد نیاز برای انتقال قطعی

مطابق مواد 22 و 47 قانون ثبت املاک و اسناد کشور؛ چنانچه معامله­ای در رابطه با املاک دارای سند مالکیت (سابقه ثبتی)، صورت گیرد، باید این معامله در دفترخانه اسناد رسمی (یکی از محاضر) انجام شود تا پس از آن، نام خریدار به عنوان مالک رسمی و قانونی در دفتر املاک ثبت شود. بنابراین پس از توافق خریدار و فروشنده در مبلغ و مودر معامله، با بیان اراده خود (فروختم و خریدم) مالکیت از فروشنده به خریدار منتقل می­شود، ولی برای اینکه این انتقال مالیکت جنبه رسمی و قانونی پیدا کند و در تمامی ادارات و شهرداری­ها و بانک­ها معتبر باشد، باید تشریفات انتقال رسمی صورت بگیرد.

** انتقال رسمی باید در یکی از دفترخانه­ های اسناد رسمی شهر محل وقوع قرارداد انجام شود. برای انتقال قطعی و رسمی لازم است استعلام هایی از اداره­ ها و مراجع قانونی توسط دفترخانه صورت گیرد. از جمله:

** استعلام از دفتر ثبت اسناد و املاک برای مشخص ­شدن وضعیت قانونی مالکیت فروشنده و اینکه این ملک در رهن است یا خیر.

** استعلام از شهرداری و ارایه مفاصا حساب­های شهرداری، مراجعه به پرداخت/ تسویه­ حساب عوارض نوسازی و جریمه های احتمالی در خصوص ملک و غیره.

** استعلام از دارایی­ و ارایه مفاصا حساب­های مالیاتی؛ راجع به پرداخت/ تسویه حساب مالیات­ها، مستغلات شغلی، نقل و انتقال و غیره.